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Utiliser Excel et Google Sheets de manière optimale pour son entreprise

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Isabelle Leroux

Vous le savez probablement, Excel et Google Sheets permettent de comptabiliser des données, de créer des tableaux, de faire des calculs, des graphiques et bien plus. Ce logiciel et cette plateforme sont des indispensables pour votre entreprise afin d’en faciliter la gestion, la comptabilité et l’analyse de vos données. De plus, ils permettent de gagner du temps, d’augmenter votre efficacité et d’améliorer votre organisation.

Par contre, connaissez-vous bien les principales différences et fonctions de ces deux outils ?

Quelles sont les 4 grandes différences entre Excel et Google Sheets ?

 

La collaboration

Pour une entreprise ou des utilisateurs qui souhaitent collaborer et partager des fichiers, Google Sheets est clairement plus efficace. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément GRATUITEMENT sur le document ; comme c’est le cas pour la plateforme Google Drive. Afin de se prévaloir de cette fonctionnalité avec Excel, vous devrez vous abonner à Microsoft 365.

L’analyse des données

Grâce à ses nombreuses formules performantes, Excel demeure la plateforme la plus efficace à. Google Sheets est beaucoup moins flexible.

La sauvegarde

Comme lorsque vous utilisez Google Drive, Google Sheets permet la sauvegarde du document automatiquement. Excel également la sauvegarde automatique, à condition d’activer la fonction manuellement. Ne l’oubliez pas!

Le prix

Google Sheets est gratuit sauf pour la version d’entreprise qui est payante et on la paye surtout lorsqu’on veut

  • Personnaliser notre adresse courriel avec un courriel d’entreprise
  • Avoir plus d’espace disque
  • Accéder à l’interface administrateur qui permet de gérer son équipe de travail, les applications dont Google Sheets.

Cela dit, Excel est payant en tout temps avec Office 365.

Quelques astuces pour aller plus loin avec les fonctions

 

Le tableau croisé dynamique

Vous avez sûrement déjà créé un tableau croisé dynamique à l’aide d’Excel. Si ce n’est pas le cas, sachez que cette fonctionnalité est l’une des plus puissantes d’Excel. Elle permet de faire un résumé de plusieurs données de façon rapide, facile et efficace et de les classer de différentes façons selon les données recherchées.  C’est de loin ma préférée.

En voici un exemple où une base de données en Excel est utilisée pour créer un tableau dynamique croisée. Dans cet exemple, nous cherchons la somme de chacun des modèles ainsi que le total du montant brut pour chaque modèle. La même chose peut se faire avec Google Sheets.

Pourquoi on n’utiliserait pas une formule simple de somme à la place d’un tableau croisé dynamique ? Car visuellement on voit le résultat plus rapidement, sans être obligé de faire des filtres à chaque colonne. Et bien sûr ceci évite bien des erreurs.

Avec Excel : Menu insertion, Tableau croisé dynamique

Avec Google Sheets : Menu Données, Tableau croisé dynamique

 

 

Les notions de graphique

Les graphiques permettent de mettre en image les différentes données d’un tableau. Vous pouvez insérer différents types de graphiques comme des courbes, des secteurs, des histogrammes, etc.

Histogramme groupé

Courbe empilée avec marques

L’onglet « dispositions » d’Excel permet d’ajouter, de retirer ou de modifier les éléments du graphique, comme le titre, les légendes, les étiquettes, les tables de données, les axes, etc.

Vous pouvez aussi utiliser la fonction « sélectionner la source de données » pour changer la plage de données qui sera prise en compte dans le graphique.

Avec Google Sheets, on retrouvera sensiblement les mêmes fonctions à partir du menu insertion, graphique, mais qui sera beaucoup moins complète qu’avec Excel.

 

Les filtres des colonnes

Les filtres d’une plage de données ou d’un tableau permettent d’afficher les données que vous souhaitez en isolant un ou plusieurs éléments. Différents filtres peuvent être utilisés, par exemple les premiers ou les derniers ensembles de valeurs, un nombre ou une plage spécifique, par couleur de cellule, par couleur de police, les cellules vides, un texte spécifique, etc.

Vous pouvez alors, copier, modifier, imprimer ou faire un graphique de ces données.

Avec Google Sheets, on retrouvera cette même fonction à partir du menu Données, créer un filtre.

 

Les fonctions mathématiques

1)      SOMME est une fonction très connue d’Excel, même pour les moins habitués avec Excel, elle permet de connaître la somme d’une série de données.

 

2)      SOMME.SI ET SOMME.SI.ENS. sont utilisés (sur Google Sheet et Excel) pour connaître la somme, par exemple, le chiffre d’affaires du mois et pour connaître une somme avec plusieurs conditions, par exemple le chiffre d’affaires pour différents secteurs.

Exemple de SOMME.SI (avec une condition)

 

Exemple de SOMME.SI.ENS (avec plusieurs conditions)

 

Les fonctions de recherche

1)      RechercheV est la fonction qui vous fera gagner du temps! Elle permet de trouver une valeur à travers toutes vos données. Vous pouvez alors chercher le montant des ventes pour une journée précise, par exemple. Fonction disponible autant dans Google Sheet que sur Excel.

Il y a une toute nouvelle fonction sortie en 2019 dans Excel (pas encore dans Google Sheets), La RechercheX qui améliore considérablement les fonctions RechercheV et RechercheH. Je vous en parle lors d’un prochain blogue.

Les fonctions de logique

Les différences entre ET, OU, SI :

  • La fonction ET permet de vérifier que plusieurs valeurs sont vraies et si toutes les conditions sont réalisées.
  • La fonction OU renvoie la valeur vraie si l’un des critères est exact.
  • La fonction SI permet de tester une condition et de faire une comparaison entre une valeur et un résultat. Cette fonction renvoie une valeur si une condition est vraie et une autre valeur si elle est fausse.

Si ces outils ont encore des secrets pour vous, n’hésitez pas à vous faire aider. Une mise à niveau en Excel ou Google Sheets peut réellement vous faire sauver du temps, de l’énergie et rendre la gestion de votre entreprise plus efficace.

Besoin d’aller plus loin avec ces outils? Je vous invite à réserver un appel stratégique de 30 minutes avec moi sans engagement. ICI

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À propos de moi

Isabelle Leroux

Leroux, Isabelle

Diplômée en informatique, spécialiste d'amélioration des procédés via les outils technologiques et passionnée de voyages, j'aide à trouver des solutions et faciliter le travail collaboratif.

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