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Comment utiliser Google Workspace et vous simplifier le travail ?

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Isabelle Leroux

Google Workplace

Lorsqu’on travaille à partir de divers endroits, de chez soi, de l’étranger, de l’aéroport en attendant l’embarquement ; il est important d’avoir tout ce dont on a besoin à portée de main, gage d’efficacité.

G suite, aujourd’hui appelé Google Workspace, est une solution très pratique pour rester organisée très facilement. Je vous suggère ici quelques astuces pour mieux le maîtriser et le personnaliser selon VOS besoins.

Google Drive, pour garder vos dossiers organisés

Que vous travailliez seule ou en équipe, vous avez certainement plusieurs documents à garder à portée de main. Google Drive vous permet d’y avoir accès de partout. Mais attention, cela peut vite devenir un environnement incompréhensible si vous vous contentez de télécharger vos documents les uns à la suite des autres sans aucune structure !

Pour éviter de perdre un temps fou, commencez par en prendre un petit peu de temps pour organiser votre « drive »par catégories de dossiers et sous-dossiers de manière logique.

Exemples :
Comptabilité

  • États de compte bancaire
  • Comptes de dépenses
  • TPS-TVQ
  • Impôts

Clients

  • Nom du client
  • Factures
  • Contrats
  • Documents de travail

Fournisseurs

  • TI
  • Marketing

Lecture
Etc.

Vous pouvez même utiliser un code couleur (en faisant un clic droit sur le dossier pour le changer de couleur). Évidemment, gardez toujours le même code, par exemple une couleur pour vos dossiers perso, une autre pour les dossiers partagés avec votre équipe ou des prestataires extérieurs…

Google Drive, c’est votre nouvelle armoire à dossiers numérisés.

Google Doc et Google Sheets

L’équivalent de « Word » et « Excel » vous permettent, comme son nom l’indique, de créer des documents texte, des tableurs, des feuilles de calcul, et ce, directement dans votre navigateur. Vous pourrez importer les documents déjà créés via Word si vous en avez, mais sachez que ceux créés directement dans Google Workspace ne comptent pas dans votre limite de stockage. L’avantage ? Vous pouvez les rendre modifiables, ajouter des commentaires et travailler simultanément avec les personnes qui partagent les autorisations pour le faire. Idéal lorsqu’on travaille en équipe !

Et si vos prestataires n’utilisent pas Google Doc ou Sheets ? Pas besoin de télécharger de logiciel pour convertir vos documents, ils seront lisibles et modifiables par tous heureusement !

Google Doc add ons

Qu’est-ce que le « Add ons »? Ce sont les modules complémentaires qu’on vous propose de télécharger dans Google Doc. Il y en a tellement que, la plupart du temps, on n’en télécharge aucun ! Pourquoi ? Parce que l’on ne sait pas à quoi ils servent et surtout, lesquels choisir. Pourtant, ils vous seront tellement utiles pour le travail ! Ne passez pas à côté de ces petits tours de magie :

« Search and navigate » vous sera particulièrement utile si vos documents font des kilomètres de long : il vous permet de localiser, dans le document, un contenu spécifique, un paragraphe, un mot clé sans avoir à le faire défiler. De plus, il crée automatiquement une « table des matières » pour le texte, les images et les tableaux dans la colonne de droite.

« Magic Link » alias les liens magiques. Dans votre Google Doc, vous aurez peut-être besoin de renvoyer vers un dossier qui se trouve dans votre Google Drive. Vous pourrez le faire à la main (en allant dans Google drive pour rechercher le document, copier le lien, revenir dans le document, coller le lien) ; ou alors en utilisant Magic Link qui ajoute les liens automatiquement vers vos dossiers depuis votre document.

« DocSecrets » est utile si vous avez peur que des données présentes dans un document soient accidentellement partagées en dehors de votre équipe. Vous pourrez protéger une partie du texte par un mot de passe.

Console d’administration de Google Workspace

En tant que propriétaire d’entreprise, la console administration vous permet de gérer facilement à partir d’un seul endroit. Ajoutez des utilisateurs, des groupes, configurez les paramètres de sécurité (tel l’authentification à 2 facteurs), ajoutez d’autres domaines personnalisés de votre entreprise qui peuvent être utilisés avec Gmail.

Google Slides

Encore une alternative à un logiciel que l’on connaît bien : Powerpoint. Tout comme avec Googledoc et Googlesheets, vous pourrez partager votre travail, commenter le document de travail en temps réel, comme si vous étiez tous dans la même pièce.

Google Keep

Vous avez sûrement besoin de prendre des notes, de les partager (ou non) avec votre équipe, histoire de ne pas oublier ce que vous avez en tête. Si vous connaissez Evernote ou Onenote, vous comprendrez à quoi sert Google Keep. Vous pourrez créer des notes, des listes de tâche, des rappels, et tout synchroniser avec vos appareils.

Google Vault

La sauvegarde, c’est la vie, tous ceux qui ont déjà perdu des documents importants le savent ! Vault (« coffre fort ») vous permet de conserver des contenus divers comme vos courriels, vos fichiers Google drive, vos documents et de les archiver. On n’est jamais trop prudent !

Google Meet

Vous connaissez sûrement d’autres logiciels qui permettent d’organiser des conférences en ligne, comme Zoom, Slack vidéo un des avantages de Google Meet, c’est que vous pouvez synchroniser vos réunions via le calendrier Google ou une invitation par courriel et vous y connecter directement.

Et les autres outils de bureautique ?

Si vous travaillez depuis un certain temps avec un ordinateur, vous connaissez sûrement la suite Office. Nous avons tous commencé avec cette suite, et vous vous demandez peut-être pourquoi passer de l’un à l’autre ?

Les différences résident principalement dans l’espace de stockage de ces solutions, le nombre de participants à vos réunions en ligne, la sécurité de vos documents, et l’utilisation de certaines fonctionnalités comme les boîtes courriels.

Comparer les deux offres est un travail d’assez longue haleine, j’en conviens. Cependant, se poser les bonnes questions afin de trouver les bonnes solutions est vitale pour trouver des solutions adaptées à VOTRE réalité. Nous aborderons, lors d’un prochain blogue, la suite Office 365 ! Vous pourrez alors mieux comparer.

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Isabelle Leroux

Leroux, Isabelle

Diplômée en informatique, spécialiste d'amélioration des procédés via les outils technologiques et passionnée de voyages, j'aide à trouver des solutions et faciliter le travail collaboratif.

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