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Comment utiliser facilement Office 365 ?

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Isabelle Leroux

Gagnez du temps sans jamais vous sentir dépassé !

Parcourrez ce court article qui résume tout ce vous devez savoir sur cette suite logicielle proposée par Microsoft !

Word, Excel, OneNote ou encore PowerPoint et Outlook vous sont sûrement familiers.

En effet, ils représentent chacun une solution efficace afin de vous aider à résoudre les différents problèmes que vous rencontrez en tant qu’entrepreneur; que vous soyez avocat, coach, formateur ou gestionnaire. De plus, cette suite logicielle permet de travailler en étroite collaboration avec des personnes situées dans un bureau près du vôtre ou bien à l’autre bout de la planète !

Ne ratez surtout pas le virage numérique en cette année 2021: les logiciels de bureautique ne sont pas complexes et dès qu’on les maîtrise, vous constaterez qu’ils sont de précieux alliés dans l’atteinte de vos objectifs.

Découvrir Office 365

Office 365 n’est pas un « logiciel », mais plutôt une collection de solutions informatiques dont vous pourrez choisir d’utiliser tout ou partie :

  • Besoin de manipuler des chiffres pour votre facturation ou votre comptabilité ?
  • Excel répondra à vos besoins
  • Vous recherchez l’efficacité dans la gestion de vos courriels ?
  • Découvrez Outlook, un outil très puissant pour expédier vos courriers électroniques à l’ensemble de vos clients et fournisseurs avec une grande simplicité.
  • Vous souhaitez présenter à votre équipe le nouveau schéma de fonctionnement de votre entreprise ?
  • Utilisez PowerPoint qui vous permettra de concocter de magnifiques présentations ce qui facilitera la compréhension de vos collaborateurs en un clin d’œil !

Mais Office 365 ne s’arrête pas là. Il propose plusieurs autres outils qui vous serviront à gagner un temps précieux afin de pouvoir vous concentrer à bien répondre à votre clientèle.

À la rencontre de Microsoft Teams

Attention, Teams est un top logiciel ! Avec lui, vous pourrez organiser des réunions en ligne sans difficulté, mais également, partager en temps réel avec les membres de votre entreprise ou vos clients des documents Word, PowerPoint ou encore Excel.

Mais ce n’est pas tout !

Il vous permettra également d’organiser les tâches de chacun en faisant parvenir à vos collaborateurs des documents précis qui pourront être mis à jour instantanément.

Vous pourrez également créer des bureaux virtuels qui serviront d’espaces de travail réservés. Cela vous permettra de vous concentrer sur un seul projet avec les bons intervenants, et ce, en ayant une vision simple de l’ensemble des actions à mener pour votre entreprise.

Faire un pas en avant avec SharePoint

Si vous êtes un professionnel, vous avez forcément besoin de classer et de diffuser nombreux documents voire de vous constituer une base de données tout en vous assurant de préserver leurs confidentialités.

SharePoint vous permettra de mettre en ligne facilement un intranet, c’est-à-dire un site web réservé à vos collaborateurs.

Tout a été prévu quant à la sécurité ; différents niveaux d’accès sont prévus. C’est ainsi que des personnes extérieures pourront avoir accès à certains documents tandis que d’autres bénéficieront d’une confidentialité renforcée.

Pratique, non ?

Le génie de la prise de notes, c’est OneNote !

Nous avons tous besoin, à un moment ou un autre de la journée, de prendre des notes pour se rappeler d’un numéro de téléphone, d’une idée importante ou encore d’une tâche à exécuter avant une heure précise.

One Note est incontournable : il met à votre disposition des carnets numériques que vous pourrez bien sûr remplir avec de nombreux textes, liens, documents et images et que vous pourrez bien entendu partager comme bon vous semble.

Si vous choisissez de leur en donner la possibilité, vos collaborateurs ou vos clients pourront annoter, modifier, bref éditer vos notes en temps réel : tout sera synchronisé et vous pourrez les retrouver aussi bien sur votre ordinateur de bureau que sur votre tablette ou votre cellulaire.

Bien planifier son temps et celui des autres !

Le travail en équipe n’est pas toujours simple, surtout lorsqu’il s’agit d’organiser les tâches de chacun suivant un calendrier précis. Planner est là pour voler à votre secours !

Grâce à cet outil logiciel, simple d’emploi, vous pourrez organiser vos projets facilement. Le « plus » offert par Planner est que vous pouvez visualiser très simplement l’avancée des différents projets tout en tenant compte de fameux « deadlines ».

Un disque dur complet… mais pas sur votre bureau !

OneDrive vous propose un espace de stockage en ligne, dans lequel vous pourrez conserver en sécurité, mais aussi partager autant de documents que vous le souhaitez et avec toutes les personnes que vous voulez.

Bien entendu, la sécurité n’a pas été oubliée et vous pourrez choisir avec précision quel collaborateur peut intervenir sur tel ou tel document.

Le logiciel de traitement de texte Word mais aussi le tableur Excel tout comme l’outil de présentation PowerPoint peuvent être synchronisés instantanément avec OneDrive. Un grand avantage lorsqu’il faut partager immédiatement des fichiers avec un client ou un collaborateur extérieur.

 

Pour finir sur les trucs avec Office 365, penchons-nous sur la gestion des courriels…

Outlook est une référence. Avec ce logiciel régulièrement enrichi de nouvelles fonctions, vous pourrez profiter de vos différentes boîtes de courriels, qu’elles soient personnelles (par exemple sous la forme [email protected]) ou professionnelles comme [email protected].

Conseil: Nous vous invitons à ne pas utiliser des adresses génériques, du type @gmail.com ou @icloud.com pour vos courriels d’entreprise. En effet, cela n’apparaît pas très sécurisé ou sérieux. Mieux vaut utiliser une adresse à l’en-tête de votre entreprise ou de votre boutique comme celles que nous avons citées ci-dessus. Faire toujours bonne impression est important, n’est-ce pas ?

Outlook vous permet en plus de profiter d’un agenda en ligne, toujours très pratique pour organiser vos journées.

Il vous offre également d’autres fonctions comme rédiger des notes, lancer des invitations à des réunions, mais aussi organiser vos objectifs et vos tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

Voilà, un rapide tour d’horizon pour vous aider à mieux utiliser les ressources que propose Office 365

Vous utilisez déjà la suite office 365 et vous avez besoin d’aide pour l’exploiter à son plein potentiel ?

Nous sommes bien entendu à votre disposition pour vous accompagner à travailler de façon simple et efficace.

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À propos de moi

Isabelle Leroux

Leroux, Isabelle

Diplômée en informatique, spécialiste d'amélioration des procédés via les outils technologiques et passionnée de voyages, j'aide à trouver des solutions et faciliter le travail collaboratif.

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