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Améliorez l’efficacité de votre entreprise grâce aux services infonuagiques

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Isabelle Leroux

Le virage numérique fait de plus en plus partie de notre quotidien et est devenu un essentiel dans le domaine professionnel. Ce petit guide vous guidera donc dans l’utilisation des services de gestion de documents infonuagiques (le cloud) selon vos besoins d’entreprise, que ce soit dans le but d’améliorer l’organisation et l’efficacité de celle-ci ou d’améliorer le travail collaboratif de votre équipe.

Avant de débuter, je vous pose la question… Connaissez-vous les avantages d’utiliser le cloud pour votre entreprise? L’utilisation du cloud à des fins professionnelles est très intéressante, voire indispensable. Le cloud vous évite de perdre vos documents, il vous permet de les consulter de n’importe quel appareil, à n’importe quel moment, et il facilite aussi grandement la collaboration entre les autres membres de votre équipe ou avec des collaborateurs.

Par contre, il faut garder en tête que les services infonuagiques diffèrent entre eux. Vous devez donc choisir le bon en fonction de vos besoins.

  • Déterminez d’abord les tâches que vous faites le plus souvent (par exemple: la rédaction, le travail d’équipe, le niveau de confidentialité requis des documents, etc.).
  • Vous devez aussi prendre en considération la vocation de cet outil.  Sert-il à conserver et à archiver plusieurs dossiers et documents ou plutôt à faciliter le travail au quotidien avec les employés.

Une fois vos besoins identifiés, vous pouvez vous intéresser aux différents services qui vous sont offerts.

D’ailleurs, pour la suite de cet article, je vous accompagne dans la démystification de trois services infonuagiques populaires selon leurs fonctionnalités ainsi que les avantages de chacun.

Découvrez DropBox

Dropbox est entre autres un outil ayant pour objectif de faciliter la sauvegarde et le partage des documents. En plus, l’outil Dropbox Paper permet la rédaction de documents en collaboration.

Si vous avez besoin d’une plus grande sécurité pour vos documents, Dropbox Business propose des forfaits qui permettent d’obtenir entre autres cet avantage, mais aussi d’augmenter l’espace de stockage de document. D’ailleurs, il est bon de savoir que Dropbox a un grand avantage en ce qui concerne la sécurité et la confidentialité des données grâce à leur excellent cryptage et la vérification, à deux reprises, de l’identité des utilisateurs, contrairement à certains autres services.

Bon à savoir: Dropbox est disponible sur les appareils Android, Apple et Windows.

Apprenez-en davantage sur Google Drive

Google Drive est un outil très utilisé pour la collaboration entre les collègues qui travaillent sur un même document. Ce qui est pertinent dans ce cas-ci, c’est de pouvoir être plusieurs à travailler en simultané sur le même document.

Google Drive permet aussi la sauvegarde de plusieurs documents et propose des applications bureautiques.

Cet outil est disponible sur la grande majorité des appareils et en ligne grâce à la synchronisation des fichiers et des dossiers.

Mieux comprendre OneDrive

OneDrive est un service qui fonctionne avec Microsoft Office. Ce service est possible sur tous les appareils et est lié à un compte Microsoft. Il est possible de partager des fichiers et de pouvoir les modifier en simultané avec plusieurs collaborateurs. Avec OneDrive, il est aussi possible de travailler sur un document sans connexion Internet.

Aussi, avec l’identifiant Skype, il est possible d’intégrer ce service afin de discuter avec les collaborateurs lors de la rédaction d’un document.

Lequel choisir?

Ces trois services offrent le partage des documents et la collaboration de ceux-ci.

Vous avez aussi la possibilité de travailler avec plus d’un service selon vos besoins.

Si vous devez conserver plusieurs documents et des fichiers volumineux, par exemple plusieurs photos et vidéos, Google Drive est un excellent service à utiliser pour la conservation de ces fichiers.

En alternance, vous pouvez utiliser Dropbox, par exemple pour sécuriser les envoies de fichiers confidentiels à vos clients.

À vous de choisir le service qui correspond le mieux à vos besoins!

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À propos de moi

Isabelle Leroux

Leroux, Isabelle

Diplômée en informatique, spécialiste d'amélioration des procédés via les outils technologiques et passionnée de voyages, j'aide à trouver des solutions et faciliter le travail collaboratif.

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